同時に多数進行する動画制作をSave Pointの進捗管理で効率化し、コミュニケーションコストを削減。

同時に多数進行する動画制作をSave Pointの進捗管理で効率化し、コミュニケーションコストを削減。

メディア事業部 事業戦略グループ
チーフプロデューサー
川竹 純平 様

同時に多数進行する動画制作をSave Pointの進捗管理で効率化し、コミュニケーションコストを削減。

株式会社グラム

「グラムに出会い、メディア事業をイチから立ち上げる。」


グラムにジョインする前のお話になりますが、僕はもともと大手IT企業でキャリアを積んでいました。オークション事業を経験した後、電子書籍の事業に関わっていたんです。電子書籍事業において出版社とやりとりすることもあり、コンテンツを見ていくなかでお店との接点もあって、そのご縁からブックカフェを運営する会社に転職しました。ITからリアル店舗と、事業の拠って立つ場所は変わりますが、今後もリアルの店舗がなくなることはないでしょうし、実際に店頭に立ってお客様と接する経験は、必ず役に立つと信じて経験してみたかったんです。

ブックカフェで、店舗のイベントや広報などを経験するうち、ビジネスSNSを通してグラムの代表である徳永と接点ができました。会って話を聞いてみたら、グラムという企業がとても魅力的な会社だと思ったんです。しかもまさにメディア事業を立ち上げるというタイミングでした。自分がこれまでに関わってきたコンテンツ事業やメディア事業の経験が活かせると思いましたし、新規事業の立ち上げにイチから関われるというのもワクワクしました。新しいキャリアにチャレンジしてみたいと思って転職を決意しました。

グラムに加わっておよそ1年となりますが、メディア事業の責任者として15人ほどのメンバーをまとめながら、飛び込みの営業から企画の提案、実際の運用まで全て関わっています。女性向けのメディアを運営していることからメンバーには若い女性が多く、中には学生も含まれています。毎日、定時に出社して集まって・・という勤務スタイルではなく、シフトを組んでそれぞれ週に2~3日会社に来るというスタイルなので、メンバー間の情報共有や進捗の管理が重要になってきます。特にある時期から規模が大きく拡大したので、そこで「Save Point」を導入することとなりました。

  • 課題
    • - 制作点数増加に伴う案件のスケジュール管理
    • - チームメンバーのコミュニケーションと情報連携
    • - アイデアやナレッジが蓄積されていない
  • 効果
    • - 複数の制作スケジュールをSave Point上でまとめて管理できる
    • - コミュニケーションが見える化され、メンバー間の情報が統一できる
    • - 過去案件の良い点、悪い点が全てログとして保管される

「事業の成長にあわせて膨らむ管理コスト」

やはり一番の課題だったのは、メディア事業の成長にあわせて制作するクリエイティブの本数がどんどん増えてくるなか、どのように制作工程を管理していくかという部分でした。

グラムではSNSやメディア向けに1分ほどの長さの動画を制作していますが、以前は進捗状況をスプレッドシートで管理し、それをメンバー間で共有するというやり方でした。当時はこのスプレッドシートでの管理で十分対応可能でした。しかしおかげさまでメディア事業も成長し、今ではかなりの本数を同時に制作するようになり、スプレッドシートでの管理では対応しきれない状況が発生してきました。制作している動画をリストにして並べたときに、少量であれば全体を一覧で見れるんですが、本数が増えるとスクロールしなきゃいけない。一定の本数を超えた時点でスクロールが大変になってしまいました。かといって、動画のジャンルや工程など何かしらシートやファイルを分けていくと、その分、管理のルールが煩雑になってしまいます。

またグラムでは、全メンバーが定時に出社して定時に帰宅するというスタイルではありません。月曜日から土曜日までが営業日となっており、その中で、それぞれのメンバーがシフトを組んで出社しています。多数の動画に対して、企画から撮影、編集といった工程ごとに複数人のメンバーが関わっていますが、シフト制ですので、全員がそろって一斉に確認といったことも難しく、メンバー間の横の連携や情報共有にも気を配らなければなりません。当然ですが制作する本数が増えてきたということは、人数も増えているわけで、スタッフに教えるのも覚えるのも大変です。もちろん間違いも出てきます。それに加えて一部は業務委託の外部の関係者もいます。

制作本数と関わる人数、この二つが増加することによって煩雑になった管理工数をスマートにしたい。それが当時の大きな課題でした。

「管理ツールとして、ナレッジツールとして、コミュニケーションツールとして大活躍」

導入にあたっては様々な動画系の管理ツールを探してみました。「Save Point」以外のツールも資料を取り寄せてみたり、機能やコストを比較してみたんです。そこで、今の僕たちが求める機能や制作体制にマッチしていて、そのためのコストなど、最もバランスがとれていたのが「Save Point」でした。

実際に導入して感じているのは、管理ツールとして便利だというのはもちろん、同様にナレッジデータベースやコミュニケーションのツールとしての活用がものすごく大きいということです。

その時その時の連絡はチャットツールを使っていますが、例えば企画会議の内容は必ず「Save Point」のスレッドビューに全て残すようにしているんですね。もともと制作本数やメンバーが少なかった時も、ナレッジやコミュニケーションという部分では課題がありました。たくさんの動画をどんどん制作しているのですから、実際に収録する映像の数だけ企画があり、採用されなかったものも含めると常にかなりのアイデアが議論されています。しかし過去に議論された内容がきちんとナレッジとして蓄積されておらず、途中から引き継いだ人が記録を探すのも大変でした。今ではそれが「Save Point」に全部残っていますから、その企画の何が良かったのか何が問題でNGになったのか、ひと通りスレッドビューのログとして残すことができています。

これまでは、企画会議とかミーティングとか話し合っても、その場にいないメンバーが情報をキャッチしきれないことがありました。しかし「Save Point」でしっかりログを残すようになってからは、その場にいなくても、「どういう話し合いがおこなわれたのか」「企画の話し合い」をわかるようになったんです。これはチームマネジメント的にとても助かっています。

また、「Save Point」のラベル機能も、同じように工程管理だけではなく活用させてもらっています。グラムでは動画を制作するときに、いくつかのフォーマットがあります。メイクの企画だったらこうする、とか、友達へのプレゼントを作る企画だったらこう・・など。そのフォーマットや企画のジャンルが偏らないようにしたいんですよ。「Save point」のラベル機能を使って企画を分類しておけば、ラベルごとにソートしたり全体を俯瞰で見たりできるので、ジャンルやフォーマットの偏りを避けることができます。

そして企画がこれだけ同時に走っていると、自分でも全部を見切れなくなりますし、メンバーも混乱してしまいます。タイトルだけだとこの企画なんだっけ?となりそうですが、「Save Point」だとラベルの色やサムネイルなど、視覚的にわかりやすいので助かっています。

その他、基本的な機能はひととおり使っていると思います。たとえば「ToDo管理機能」。自分の作業が終わったら、このToDo管理機能を使って次の担当に業務をバトンタッチするようにしています。常に同時並行で多数の企画が動いていますから、シフト制で顔をあわせなくてもToDo管理機能を活用して抜け漏れを防ぐことができますし、手元のToDo管理機能で自分のタスク管理もできます。毎朝のミーティングでそれぞれどれだけのToDo管理機能を抱えているかを確認していますね。

「Save Point」の特徴である「見たよ!」ボタンももちろん使っています(笑)

「僕らのミッションは、クライアントの事業課題を、メディアを通して解決すること」


制作する動画のボリュームが大きく増えるタイミングで「Save Point」を導入し、そこで一気に業務フローを切り替えたので、導入はものすごくスムーズにいきました。人数が増えてもトラブルなく管理できているのは「Save Point」のおかげですし、もし「Save Point」を導入していなかったらと思うと、ぞっとしますね(笑)

これからの僕らは、クライアントの事業課題を、デジタルメディアを通して解決するのがミッションです。主力となっているメディアをもっともっと成長させるのはもちろん、同じように大きなプロジェクトをさらに増やしていきたいですね。そうなるともちろん制作本数もメンバーも増えていくので、ますます「Save Point」のお世話になるかと思います。

僕は40代になりましたが、今までやってこなかったこと、やれなかったことを、この年齢になってもチャレンジできているのがうれしいですし、楽しく思っています。

株式会社グラム https://gramn.com

そのほかのユーザーストーリー