株式会社サンリオ
数多くの人気キャラクターをかかえる世界的な大手ライセンサーのサンリオは、Save Pointの導入によって、ライセンス商品のデザイン監修業務のデジタル化を実現しました。前編では、Save Pointを導入した背景と、実際にどのような効果があったのかをお伺いしました。
後編では、大規模なチェンジマネジメントを成功させたポイントや、導入から定着にあたっての取り組みについてお話いただきます。
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- 課題
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- - ピンクボードからSave Pointへ。導入の決め手はデザイン監修業務に最適な機能と使いやすさ。
- - Save Pointの導入によって30～50%の工数削減を実現。さらに期待していた以上の価値も創出。
- - Save Pointの運用を改善し続け、5年10年と使い続けたい。
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- 効果
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- - 関係者の心理的ハードルや学習コストを乗り越えて、スムーズな導入を実現するための徹底的な事前準備。
- - 社外のライセンシーから事前に意見を収集し、デジタル化に伴うトラブルを先回りして解消。
- - MUGENUPと連携してマニュアルの作成や映像による説明会を実施。スムーズな移行を実現。
関係者の心理的ハードルや学習コストを乗り越えて、スムーズな導入を実現するための徹底的な事前準備。
デザイン監修業務のデジタル化は、社内外の企業と2,000名近くのユーザーを巻き込んだ大規模なチェンジマネジメントでした。事前準備が不十分な状態でツールの導入を進めてしまえば、トラブルの発生や、かえって効率が下がってしまう事態も考えられました。各企業のITへの知見や使用環境もバラバラですから、関係者の心理的ハードルや学習コストが非常に高いことは、当初から予想していました。
そのため、導入するツールをSave Pointに決定した次は、サンリオ社内の各部署から集めたメンバーとMUGENUPによるプロジェクトチームを組織し、Save Pointをどのように導入して運用を開始していくべきかの検討を進めました。
撮影協力：株式会社エイコー
デザイン監修業務では各部署一律でピンクボードというツールを使っていましたが、各部署やグループによってピンクボードの運用方法が異なるため、まずは全ての運用パターンを洗い出して体系化するところから始めました。部署ごとや商品ジャンルごとに、どの様な業務工程の種類があるかを整理し、その上で様々な業務工程に対応するSave Pointの運用方法を検討しました。
運用方法を検討する中で実際にあった要望として、「自分用のマイページや、ダッシュボードが欲しい」という声がありました。Save Point導入の主目的は情報の可視化と共有にあるため、情報を属人的に分断してしまうことは望ましくありません。そこで話を掘り下げてみると、要望の本質は「自分が関与している業務状況を一覧で確認したい」ということでした。もともとSave Pointには各個人の業務状況を一覧化する機能がありましたので、「この機能のここを見ればわかります」と一覧表示する画面を説明することで、要望に応えることができました。
今回のような大規模なチェンジマネジメントにおいては、様々な部署から多種多様な要望が上がってきます。ひとつひとつの要望を言葉通りに受け止めていくと、Save Pointの運用が煩雑になって利便性を損ないかねません。それを避けるためには、要望の核心となるニーズを理解することが必要不可欠です。業務の整理や体系化をはかり、運用ルールの全体最適化を探りながら、Save Pointの導入を進めていきました。
- Save Pointの主な特徴
社外のライセンシーから事前に意見を収集し、デジタル化に伴うトラブルを先回りして解消。
長年の大きな課題だったデザイン監修業務のデジタル化は、サンリオだけではなく重要なビジネスパートナーである社外のライセンシーにも大きな影響が及びます。サンリオの事情だけを優先してツールの導入を進めてしまうと、ライセンシーの理解を得られず、導入が失敗に終わる恐れがありました。
そこでSave Pointの導入に先駆けて何社かのライセンシーに協力をあおぎ、Save Pointに実際に触れてもらって感想や要望を収集しました。その中でいただいたいくつかのご意見を、実際にSave Pointの運用の中に反映しました。
サンリオのデザイン監修は、社内外の方々との、長きに渡る信頼のもとで成り立つ業務です。そのため、デジタル化するには大きなリスクも伴う大規模なチェンジマネジメントでした。しかし、早期に監修業務の洗い出しと体系化を行い、関係者への入念なヒアリングを重ね、それぞれのニーズの本質を掴んだ上で運用に反映させることで、導入トラブルを未然に防ぐことができました。これもMUGENUPの協力があってのことですね。規模の大きなサービス導入においては関係者の意見や希望を募るだけでも膨大な作業になりますが、その点を精緻に行ったからこそ、トラブルの少ない移行が実現できたのではないかと思います。
撮影協力：株式会社エイコー
MUGENUPと連携してマニュアルの作成や映像による説明会を実施し、スムーズな移行を実現。
実際にSave Pointを実務に取り入れる段階では、社内用とライセンシー用それぞれの運用マニュアルを作成することから始めました。しかし全ての要素を含めると100ページ以上に及ぶ膨大な分量になってしまうため、概要や初期設定などを説明するバージョン、基本操作を説明するバージョン、そこから一歩進んで便利な機能に特化したバージョンなど、ユーザーが知りたい情報を探しやすいように整理し、MUGENUPと連携しながらマニュアルを作成しました。
また、マニュアルを作成・配布するだけでなく、Save Pointとはどういうもので、どのように便利なのかといった利点を、ライセンシーに向けてWeb配信による説明会で発信しました。要望があったライセンシーには個別のWeb相談会も開催するなど、MUGENUPの担当者に丁寧に対応いただきました。
今回のSave Point導入では、特にライセンシーにスムーズに取り入れていただけるように取り組んでいました。事前にヒアリングなどの機会を設けたこともあってか、好意をもって受け入れていただき、環境的に難しい一部の企業を除いて、現在はほぼ全てのライセンシーがSave Pointを利用しています。導入当初はサポートへの質問や相談も多かったのですが、日を重ねるごとにどんどん件数が減ったため、数値上でもSave Pointの利用が定着したことがうかがえます。
また、これは今回のSave Point導入プロジェクトとは異なる事情なのですが、Save Pointの導入後にサンリオ社内で大きな組織改編がありました。改編前の体制を前提にSave Pointの環境を設定していたため、新しい組織用に設定し直した環境への移行が必要になり、ここでもMUGENUPにかなり協力していただきました。「国内サービスのため柔軟で緊密な対応が可能」という点がSave Point導入の決め手の一つでしたが、期待通り、MUGENUPの細かなサポートには本当に感謝しています。
株式会社サンリオ 田中様
