サンリオキャラクターのデザイン監修のDXをSave Pointが実現
自社のキャラクターやブランドの使用を他社に許諾する側をライセンサー、許諾を受ける側をライセンシー、許諾契約のもとでライセンシーが製造、販売する商品をライセンス商品と呼びます。数多くの人気キャラクターを抱える世界的な大手ライセンサーのサンリオは、Save Pointの導入によって、ライセンス商品のデザイン監修業務のデジタル化を実現しました。Save Pointの導入にはどのような背景や苦労があり、結果としてどのような効果があったのか、サンリオ社内のみに留まらず、数百にも及ぶライセンシー企業をも巻き込んだ大規模なチェンジマネジメントについてお話しいただきました。
前編ではSave Pointを導入した背景と、導入効果についてお伺いしました。
ピンクボードからSave Pointへ。導入の決め手はデザイン監修業務に最適な機能と使いやすさ。
サンリオのライセンス商品の開発では、自社キャラクターがガイドラインに沿って適切に使用されているかどうか、事前のデザイン監修が必須になります。これまでのデザイン監修業務では、ピンクボードと呼ばれる紙のフォルダを使ってライセンシーとのやり取りを管理していました。ピンクボードはデザイン原稿や必要書類などを束ねるフォルダで、裏表に様々な情報を書き込めるようになっており、ライセンス商品の情報、デザイン監修のフィードバック、承認の進捗状況など、監修業務に必要な情報が集約されたツールです。従来はこのピンクボードに手作業で情報を記入し、サンリオとライセンシーとの間で相互に郵送しながら監修を進めていました。
ピンクボードは効率的なツールなのですが、ライセンス商品のデザイン監修が増え続けてきた今、さらなる効率性向上のためにデジタル化の必要性が高まっていました。また、テレワークの増加が重なったこともあり、デザイン監修業務のデジタル化に踏み切りました。
デザイン監修業務のデジタル化にあたっては、5～6社の制作管理ツールを検討し、その中から最終的にSave Pointに決定しました。デザインの制作管理においてSave Pointが使いやすかったこと、エンタメ関連企業などでSave Pointの導入実績が多いこと、そしてSave Pointを開発・運営されているMUGENUPが国内企業であるため密接な連携が可能であることが決め手でした。
ツールを選ぶ上で、特に使いやすさにはこだわりました。キャラクターを育て続けるにあたって、とりわけデザイン業務は重要であり、業務が滞らないことが必須となります。Save Pointはaiデータやpsdデータなど様々な形式の画像ファイルをプレビュー表示できる他、ブラウザ上で画像に追記できる機能など、特にデザインの監修業務に適していると感じます。私自身も、過去にSave Pointを実際の業務で使用したことがあり、その時からSave Pointはわかりやすく使いやすいツールだと感じていました。
Save Pointの導入によって30～50%の工数削減を実現。さらに期待していた以上の価値も創出。
サンリオのデザイン監修業務にSave Pointを導入するのは、社内外にまたがる大規模なプロジェクトだったため、準備から導入まで1年以上の期間を要しました。それだけの時間と労力を割いて導入したのですから、このプロジェクトの結果として、具体的にどんな効果があって、何をもたらしたのか、しっかり検証することが重要です。そこで「工数削減」に焦点を当ててSave Point導入後の業務状況を調べ、効果を検証しました。
その結果、まずサンリオ社内では、デザイナーの監修業務やライセンシーとのコミュニケーション、社内決裁など様々な工程で効率化が実現したことが明らかになりました。一部の社員のケースでは50%以上の工数を削減できていたほどです。ライセンシーにおいても工数を約30%カットできた事例があり、総じて約30～50%程度の工数削減という効果が検証によって明らかになったのです。
Save Pointに対する満足度も高く、社内外共に80%以上のユーザーが「満足している」「やや満足している」と回答しています。アンケートのフリーコメントでは、「操作もシンプルで使いやすい」「監修物を把握しやすく時短になった」「リモートワークに対応できるようになった」といった反響がありました。あるライセンシーからは「自社のライセンス商品の監修でも使ってみたい」というコメントもいただいており、Save Pointを使った業務に満足いただけていることが伺えました。
調査からは、Save Pointの導入によって、工数削減だけでなく、事前に期待していた以上の効果も見えてきました。例えば、Save Point内で業務の進捗状況やコミュニケーションが可視化されたため、担当者の不在時でも迅速な代理対応が可能になりました。また、以前であればためらっていたような細かい確認や相談など、関係者間でのコミュニケーションが活発になったというコメントもありました。過去案件のデザイン資料の検索性向上やアクセスの容易化により、知見やアーカイブを活かしやすくなったことも導入の効果として挙げられます。Save Pointの導入は、デジタル化という当初の目的に留まらず、様々な付加価値を生んでいることが分かってきました。
これらの反応や具体的な効果を明らかにできたことで、業務のデジタル化とSave Point導入というプロジェクトは成功したと確信することができました。
Save Pointの運用を改善し続け、5年10年と使い続けたい。
Save Pointの導入によって、デザインの監修業務をデジタル化し、工数削減を実現することができましたが、「導入すること」自体が目的やゴールではありません。Save Pointを活用して、より多くの魅力的なキャラクターグッズや企画を世の中に送り出していくことが本来の目的です。そのためには日々の業務の中で上がってくる様々なコメントや要望を受け止め、運用を改善し続けながら、5年10年と継続してSave Pointを運用していきたいと思っています
Save Point導入後の定着や社内環境の変化に合わせた運用方法の改善の相談など、サンリオとMUGENUPとのコミュニケーションをこれからも続けていき、Save Pointを通じて、さらなる環境整備や効率化を目指していければと思います。
サンリオとMUGENUPが連携して成功させた大規模チェンジマネジメント
数多くの人気キャラクターをかかえる世界的な大手ライセンサーのサンリオは、Save Pointの導入によって、ライセンス商品のデザイン監修業務のデジタル化を実現しました。前編では、Save Pointを導入した背景と、実際にどのような効果があったのかをお伺いしました。
後編では、大規模なチェンジマネジメントを成功させたポイントや、導入から定着にあたっての取り組みについてお話いただきます。
関係者の心理的ハードルや学習コストを乗り越えて、スムーズな導入を実現するための徹底的な事前準備。
デザイン監修業務のデジタル化は、社内外の企業と2,000名近くのユーザーを巻き込んだ大規模なチェンジマネジメントでした。事前準備が不十分な状態でツールの導入を進めてしまえば、トラブルの発生や、かえって効率が下がってしまう事態も考えられました。各企業のITへの知見や使用環境もバラバラですから、関係者の心理的ハードルや学習コストが非常に高いことは、当初から予想していました。
そのため、導入するツールをSave Pointに決定した次は、サンリオ社内の各部署から集めたメンバーとMUGENUPによるプロジェクトチームを組織し、Save Pointをどのように導入して運用を開始していくべきかの検討を進めました。
デザイン監修業務では各部署一律でピンクボードというツールを使っていましたが、各部署やグループによってピンクボードの運用方法が異なるため、まずは全ての運用パターンを洗い出して体系化するところから始めました。部署ごとや商品ジャンルごとに、どの様な業務工程の種類があるかを整理し、その上で様々な業務工程に対応するSave Pointの運用方法を検討しました。
運用方法を検討する中で実際にあった要望として、「自分用のマイページや、ダッシュボードが欲しい」という声がありました。Save Point導入の主目的は情報の可視化と共有にあるため、情報を属人的に分断してしまうことは望ましくありません。そこで話を掘り下げてみると、要望の本質は「自分が関与している業務状況を一覧で確認したい」ということでした。もともとSave Pointには各個人の業務状況を一覧化する機能がありましたので、「この機能のここを見ればわかります」と一覧表示する画面を説明することで、要望に応えることができました。
今回のような大規模なチェンジマネジメントにおいては、様々な部署から多種多様な要望が上がってきます。ひとつひとつの要望を言葉通りに受け止めていくと、Save Pointの運用が煩雑になって利便性を損ないかねません。それを避けるためには、要望の核心となるニーズを理解することが必要不可欠です。業務の整理や体系化をはかり、運用ルールの全体最適化を探りながら、Save Pointの導入を進めていきました。
- Save Pointの主な特徴
社外のライセンシーから事前に意見を収集し、デジタル化に伴うトラブルを先回りして解消。
長年の大きな課題だったデザイン監修業務のデジタル化は、サンリオだけではなく重要なビジネスパートナーである社外のライセンシーにも大きな影響が及びます。サンリオの事情だけを優先してツールの導入を進めてしまうと、ライセンシーの理解を得られず、導入が失敗に終わる恐れがありました。
そこでSave Pointの導入に先駆けて何社かのライセンシーに協力をあおぎ、Save Pointに実際に触れてもらって感想や要望を収集しました。その中でいただいたいくつかのご意見を、実際にSave Pointの運用の中に反映しました。
サンリオのデザイン監修は、社内外の方々との、長きに渡る信頼のもとで成り立つ業務です。そのため、デジタル化するには大きなリスクも伴う大規模なチェンジマネジメントでした。しかし、早期に監修業務の洗い出しと体系化を行い、関係者への入念なヒアリングを重ね、それぞれのニーズの本質を掴んだ上で運用に反映させることで、導入トラブルを未然に防ぐことができました。これもMUGENUPの協力があってのことですね。規模の大きなサービス導入においては関係者の意見や希望を募るだけでも膨大な作業になりますが、その点を精緻に行ったからこそ、トラブルの少ない移行が実現できたのではないかと思います。
MUGENUPと連携してマニュアルの作成や映像による説明会を実施し、スムーズな移行を実現。
実際にSave Pointを実務に取り入れる段階では、社内用とライセンシー用それぞれの運用マニュアルを作成することから始めました。しかし全ての要素を含めると100ページ以上に及ぶ膨大な分量になってしまうため、概要や初期設定などを説明するバージョン、基本操作を説明するバージョン、そこから一歩進んで便利な機能に特化したバージョンなど、ユーザーが知りたい情報を探しやすいように整理し、MUGENUPと連携しながらマニュアルを作成しました。
また、マニュアルを作成・配布するだけでなく、Save Pointとはどういうもので、どのように便利なのかといった利点を、ライセンシーに向けてWeb配信による説明会で発信しました。要望があったライセンシーには個別のWeb相談会も開催するなど、MUGENUPの担当者に丁寧に対応いただきました。
今回のSave Point導入では、特にライセンシーにスムーズに取り入れていただけるように取り組んでいました。事前にヒアリングなどの機会を設けたこともあってか、好意をもって受け入れていただき、環境的に難しい一部の企業を除いて、現在はほぼ全てのライセンシーがSave Pointを利用しています。導入当初はサポートへの質問や相談も多かったのですが、日を重ねるごとにどんどん件数が減ったため、数値上でもSave Pointの利用が定着したことがうかがえます。
また、これは今回のSave Point導入プロジェクトとは異なる事情なのですが、Save Pointの導入後にサンリオ社内で大きな組織改編がありました。改編前の体制を前提にSave Pointの環境を設定していたため、新しい組織用に設定し直した環境への移行が必要になり、ここでもMUGENUPにかなり協力していただきました。「国内サービスのため柔軟で緊密な対応が可能」という点がSave Point導入の決め手の一つでしたが、期待通り、MUGENUPの細かなサポートには本当に感謝しています。
プロサッカークラブ「SC相模原」でグッズの企画開発をSave Pointで管理～ツールの行き来で発生するタイムロスを80％以上削減！実現した取り組みとは～
株式会社スポーツクラブ相模原様は、プロサッカークラブSC相模原の運営会社です。クラブの運営に欠かせないユニフォーム、グッズ、ポスター、SNS運営など、膨大な量のクリエイティブを手掛けています。実際に手に取ることのできる製品デザインから、イラストやデジタルのデザインまで幅広い制作物の進行管理・効率化を一括してSavePointで実現しています。今回は業務課題がSavePointの導入でどのように改善したのか、さらに独自の活用方法や費用対効果について伺いました
グラウンドのプレーヤーを支えるクリエイティブと、Save Point導入までの苦悩
深瀬：弊社は、Jリーグに加盟するサッカークラブSC相模原の運営会社です。プロスポーツチームの運営に関する業務は多岐にわたりますが、私はSC相模原の制作物全般のディレクター兼デザイナーです。主に私と東郷さんの2名で全案件のデザインを担当しており、毎シーズン新しいデザインコンセプトを設定し、それに沿って年間400点ほどのデザインを手掛けています。ユニフォームに始まり、マスコットキャラクターのイラストデザイン、会場に設置するポスターやのぼりのデザイン、さまざまなグッズ制作やSNS用のデジタルデザインまで、あらゆるクリエイティブが対象です。
東郷：私はデザイン全般を担当しています。深瀬さんが社内の依頼を吸い上げてまとめた制作物の要件に沿って、日々大量のイラストやデザインを生み出しています。SC相模原のマスコットキャラクターは一般公募でアイディアを募って、選ばれたイラストの線をおこして生み出し、手を加えて商品化できるようにもしました。そのように、実際にお客様に手にとっていただく商品のデザインをすることも多いですね。
小野：私は営業部で事務業務を中心に担当しています。営業部は私含め6名が在籍しておりますが、部内で決まったスポンサー様向けのノベルティやチラシの要件は全て、いちど私に集約して整理したあと、デザインチームに依頼しています。実際にスポンサー様やお客様の手にわたるもののため、デザインチームからあがってきた制作物が依頼内容に沿っているか、漏れや誤りがないかを慎重に確認して赤入れや修正をすることも重要な仕事です。その為、必然的にデザインチームと頻繁にやりとりを行っています。
深瀬：お恥ずかしい話ではありますが、限られた時間で膨大な量の制作物を早く、かつ正確につくる必要に迫られる中で、納期超過や要件漏れが発生してしまうケースもありました。大量の案件を、複数のツールや編集ソフトを用いて進めていたことが原因で、それぞれを行き来する無駄な時間が発生していました。同時に、情報が一箇所にまとまっていないため、履歴が埋もれてしまったり、確認漏れが発生したりしやすい環境でした。
東郷：私は自他共に認めるアナログ人間で、デジタルのテキストを読み込むのが非常に苦手です。イラストやデザインをしている最中に、複数の案件の履歴を遡って状況の把握をすることや、決定事項の確認をする作業が大きな負担でした。
小野：私の元に集約される営業部の制作物に関する情報を、上手くまとめることだけでも多くの時間を要します。当時の課題感は、さらにそれを複数のツールを用いて分かりやすく依頼しなければならなかったことです。また、デザインツールや編集ソフトを持っていない社員もいるので、紙に印刷して赤入れしたり編集ソフトを立ち上げて修正依頼したりと、一つひとつバラバラの対応をしていた状況も大きな負担と効率低下を招いていました。
業務効率と業務クオリティアップ、コストダウンの一石三鳥を実現
深瀬：そんな時に出会ったのがSave Pointです。先述の課題を上長に相談したところ、業務改善の管理ツールを調べてみるよう助言されました。数あるツールの中からSave Pointを選択した理由は、親会社のDeNAをはじめ多くの企業が採用している実績があったことと、ノベルティなど実際に手に取る制作物からデジタルのコンテンツまで幅広い範囲に対応可能であることが大きかったです。
導入にあたっては社員の新しいツールへの心理的抵抗を想定して、使用頻度が多く、Save Point の導入に前向きなメンバーを選抜して数名で運用してみるところからはじめました。また、意図的にデザイン業務に関わる頻度が少ないメンバーにも試してもらいながら、ヒアリングを重ねました。使い始めてもらいさえすれば、他のツールと比べて圧倒的に機能の役割がわかりやすいので気に入ってもらえることが多く、噂を聞いた社員から全体に広めてほしいという声も聞こえるようになりました。
そうして導入を進めていく中で、次第に業務上の課題が解決していきました。現在は、Save Point上で各部署から依頼を集め、締め切りなどの要件とデザインの方向性をまとめて、デザイナーの東郷さんに依頼を行い、修正や納品も全てSave Pointで実施することでシンプルで効率のいい業務フローが確立しました。ガントチャート機能を使って、同時並行で進行する複数の案件のスケジュール調整までSave Pointで管理しています。
東郷：Save Point上で依頼を受けてデザインに取り掛かるのですが、導入後はストレスフリーで、デザインだけに集中できています。案件ごとに立ち上がったスレッドで依頼内容や決定事項の確認、状況の整理、修正のやりとりなどを一つの場所で行えるため、本当に助かっていますね。
小野：修正依頼をSave Point上で直接データ編集できるところが魅力的です。これによって他の編集ソフトを開く手間がなくなりました。導入後は、作業効率が飛躍的に上がった実感があります。例えば、営業用のチラシはスポンサー候補の企業様に手渡しをして説明し最終的に協賛の申込みをしていただくための重要なツールで、制作にあたっては注意点が多々あります。Save Pointの導入以前は修正段階で一度ダウンロードし、紙に印刷した後、付箋を貼ってわかりやすく修正するという大変な作業でしたが、導入後はSave Point上で細かく修正の赤ペンを入れることが可能になり、感動しました。
深瀬：Save Point 導入の際、経営陣への報告やその他社員への説明のために、独自に項目を設定して費用対効果の計測を行いました。
はじめにツールをまたぐ時間を考慮したスイッチングコストを年間で算出したところ、約400案件の中で80%の工数削減がみられました。また、依頼から納品までに発生する複数名のコミュニケーションコストについても約80%の工数削減。スケジューリングと人材アサインの工数に至っては、87%もの工数削減に繋がっていました。この数字は、弊社ではディレクターひとり分の人件費が削減される計算になります。
さらに、制作物の中でも大きな割合を占めるポスターやチラシなどの印刷物に関しては、Save Point上で依頼者がPDFに直接修正内容を記載できるようになったので、デザインチームが依頼の意図を汲む精度が上がるという思わぬ収穫もありました。また、デザインツールや編集ソフトをPCに入れてない社員もいるので、一人ひとりがツールやソフトを契約するコスト削減も実現しています。
使いやすさが可能にする独自の活用
深瀬：Save Pointの特徴のひとつが、直感的に操作可能なUI設定で、使っていくうちにすぐに慣れていきました。現在では業務に応じて自分なりの運用方法を取り入れています。例えば、複数の案件が同時並行で進むデザインタスクにおけるステータスの管理について、完了したタスクは白色にして視覚的に消しています。画面上から削除しないことで邪魔にならず、見たい時にはソートして探す手間を省いて見つけられます。また、データの入稿待ちはオレンジ色にしていて、これはデザイン自体が完了していても入稿をお願いすることを忘れないようにするための工夫で、目に入りやすい色にしておき、色にリマインドの機能を持たせています。
あとは、Save Pointの「見たよ！」機能をデザインの修正業務で多用していますね。膨大な依頼や修正指示を確認する立場の私としては大変ありがたい機能です。二者間で修正内容が何往復するときに、文章で返す必要がない内容と判断したら、「見たよ！」ボタンで対応し、作業スピードを上げています。他のツールでは種類が多くどれを押せばいいのか分からず、利用者が分かれる印象です。Save Pointはシンプルに「見た」か「見ていないか」がはっきりしているので、共通認識のもと業務効率改善にきちんと効力を発揮する仕様になっています。
また、全ての依頼者が同じクオリティで依頼内容をまとめられるように、納期やサイズ、形式などの項目を入れた定型文をセットしたところ、業務の質と効率を同時にあげることに成功しました。導入前もGoogleのシートで同じ運用方法を採用していましたが、一元管理できるSave Pointで運用することで、シートを開いて再確認する必要や抜け漏れがなくなりました。
今後も引き続き、社内の正式な制作依頼や管理を行う場所、また、最新のデータを格納してすぐにリーチできる場所として社員全員でさらに幅広い業務での活用を目指しています。
情報の属人化をSave Pointで解消 蓄積されたナレッジを人材育成や商品企画に活用
繊維と工業製品を扱う商社でありながら一部事業ではメーカー機能もあわせ持つ株式会社ＧＳＩクレオス様は、工業製品事業に属するホビー部において、国内トップシェアを誇る模型用塗料「Mr.カラー」やエアブラシなどの様々な模型用品をはじめ、クラフト用品、ネイル用品など幅広い商品を手掛けています。今回は、業務DXの一環として商品開発にSave Pointを導入いただいた同社ホビー部様に、課題となっていた「情報の属人化」がSave Pointによってどのように解決されたのか、どのような効果が生まれたのかをお伺いしました。
日々の業務を共有し、必要な情報にすぐにアクセスできるツールが必要だった
ＧＳＩクレオスは商社ということもあって個々の自主性が高く、一人ひとりが個人商店のようなビジネスを行うケースも数多く見られます。そのため、同じ部署やチームであっても他の担当者がどのような業務を行っているか等の詳しいことがわからず、担当している商品 しか知らないといったことも起こり得ます。このような「情報の属人化」がホビー部内で大きな課題となっていました。
例えば、ホビー部では商品の価格変更に合わせてパッケージやラベルのデザインをリニューアルすることがありますが、看板ブランドの「Mr.カラー」だけでも200近い種類があるので、製品それぞれの過去情報を確認するだけでもひと苦労です。ましてやそれが数年ぶりのデザイン変更となれば、以前の担当者が異動や退職ですでにホビー部を離れており、現メンバーでは詳しいことが分からなくなっているといった状況も珍しくありません。情報が属人化していたことで、「デザインデータは複数残っているけど、どれが最新かわからない」「やりとりの履歴やメールが残っていないので、どうして今のデザインに決まったのか経緯がわからない」「そもそも最新版のデータが残っていない」といった問題が起こっていました。
メールやチャットのような一般的なコミュニケーションツールでは様々な情報が混在しているため、知りたい情報をピンポイントに探し求めるのは困難です。情報の属人化を解決するためには、コミュニケーションやデータの履歴を可視化し、且つ必要な情報に容易にたどりつけるツールが必要でした。
過去のやり取りやデータが全て残るSave Pointは、情報の属人化を防ぐ最善の解決策
2022年12月、本社の移転にあわせてオフィスもフリーアドレスとなり、ペーパーレス化が一気に進むなど、会社の業務環境が大きく変わりました。加えて、「新しいことに積極的に取り組む必要がある」と弊社の代表自らが先頭を切って、会社のDX化を強く推進しています。そういった背景もあって、Save Pointの導入も前向きに検討が進みました。
特に導入の決め手となったのは、商品の制作工程ごとにスレッドを分けて管理できる点です。1つの商品に対し、企画やデザインなど別々のスレッドを立てられるので、社内外とのやり取りや製品情報が錯綜することがありません。メモ代わりにどんどん投稿できますし、しかもすべて履歴として残りますので、仮に担当者がいなくなっても過去のやり取りがすぐにわかります。「情報の属人化」という課題に対する解決策としてSave Pointは非常に魅力的でした。
またSave Pointには、投稿されたコメントやデータに対し、ワンクリックで自分が既読であることを伝えられる「見たよ！」ボタンがあります。たとえばメールやチャットだと、返信が無ければ本当に見てくれているのかさえわかりませんし、場合によっては既読スルーということもあり得ます。しかし返信を書かずとも「見たよ！」ボタンさえ押されていれば既読か未読かが明確になり、誰がどこまで情報を追いかけているのか、責任の所在がどこにあるのかが可視化されます。「見たよ！」ボタンは画期的な機能だと思いました。
Save Pointに限らず新しいツールの導入にあたっては、本当にみんなが使ってくれるのかという懸念があるものですが、Save Pointはとにかく操作画面がわかりやすく心理的なハードルが低かったのも、採用の後押しになりました。
属人化が解消され、情報やナレッジが共有されたことで、業務品質の向上やメンバーの成長につながっている
Save Pointを導入し、時系列で記録を残せるようになったことで、様々な効果を感じています。
例えば塗料のラベル変更一つとっても、10回以上の修正を繰り返すことがあり、最終版だと思って印刷会社に渡したデータが実は古いものだったというミスが発生したこともあります。また製品開発にライセンサーが監修として入る場合、ライセンサーとはメールでやり取りをしていますが、その経緯やフィードバックがデザイナーにきちんと伝わっていないこともありました。
Save Pointを使えば、データを時系列に管理できるので、修正や更新したはずのデータが以前の内容に戻ってしまう、いわゆる「データの先祖返り」が防げますし、ライセンサーの監修時に指摘された理由やポイント、経緯などもSave Pointで確認できるので、デザイナー側も何が変わったのかがひと目でわかります。このように過去の情報も含めて一元的に蓄積・管理できることで、課題だった属人化の解消につながっていると実感しています。
その他、Webや雑誌に掲載する広告の制作にもSave Pointが役立っています。例を挙げると、私が手描きした広告イメージをSave Point上にアップし、デザイナーにメンションすれば、そのやり取りがそっくりすべてSave Pointに残ります。まだ経験の浅いメンバーが一人で商品開発を担当する場合、まずはSave Pointに蓄積されている過去のスレッドを調べてもらい、前例から参考になる知識や知見を得ながら、そのうえでわからないことがあれば質問に来るという形にすることで、効率よく作業を進めることができるようになりました。
また、若手メンバーにはガントチャート機能を活用したTO DO管理の評判が良いですね。現在どの案件が進行しているのか、どのタスクが終わっていないのか、デザイナーにどれくらい負荷がかかっているか、今の進捗状況は目標の何％か…などが可視化されたことで、作業のフォローや外部との調整がよりきめ細やかなものになりました。
このようにSave Pointで情報が一元管理・可視化されたことによって、課題だった「情報の属人化」から脱却でき、さらに実際の業務面でも様々な好循環が生まれていることを実感しています。
ネイル用品の開発にもSave Pointを導入。今後は組織の枠組みを越えて、情報共有や意見交換の場としても活用したい
ネイル用品のチームにもSave Pointを導入したところ、製品開発の進捗管理に加えてユニークな使い方をしていました。具体的にはプロのネイリストから得た情報を箇条書きにし、それをメモとしてSave Pointに投稿することで、商品開発のフィードバックを手軽に社内へ共有できるようになりました。基本的にはメンバーの自主性に任せつつ、上長がメモを見ながら、作業の方向性や進め方を適宜アドバイスするといった使い方ですね。
Save Pointは社内外の情報共有やナレッジの蓄積にも有効だと思っています。例えば塗料の製品開発でモデラーさんにご協力いただく場合、現状では私が間に入ってフィードバックをまとめたり、メールのやり取りを繋いだりしているのですが、これをSave Pointで直接やり取りができれば効率的ですし、開発側もユーザーのニーズをつかみやすくなります。ゆくゆくは印刷会社にもアカウントを発行して製品開発全体の効率化を図るなど、様々な可能性が広がるのではないかと期待しています
またＧＳＩクレオスとしても、まずはホビー部でSave Point導入の成功事例ができれば、社内で広く展開することもあり得ると思います。例えば弊社の繊維事業には数多くの社外デザイナー が関わっていますし、大手企業とデータのやり取りをすることもあるので、会社としてもSave Pointが活用できるシーンはまだまだ多いのではないかと思います。
今後は部署や社内外の垣根を超えて、Save Pointを活用していきたいと考えています。
創業120周年に向けて、老舗おもちゃメーカーが取り組むDX ~少数精鋭で行う大量の商品開発をSave Pointがサポート！~
版権物のおもちゃや雑貨の製造開発・卸売を行う老舗企業「尾上萬」様は、商品開発メンバー３名に対し常時100件以上の案件が同時並行で動いており、その進捗管理にSave Pointをご利用いただいています。
今回はSave Point導入前の苦悩～導入後の解決に向けた取り組み、更に尾上萬様ならではの活用方法について伺いました。
少数精鋭な体制だからこそ求められる効率化
尾上：弊社は明治37（1904）年創業のおもちゃメーカーです。もともとは問屋から始まり、先代である父親の代からおもちゃメーカーにシフトしました。私は5代目にあたり、今はおもちゃだけでなく、お菓子や雑貨などの自社製品を製造開発し、全国の販売店様に卸しています。
従業員は派遣社員を含めて18名の会社です。そのうち商品デザインを担当しているメンバーは5名おり、キャラクターの版権元や外注デザイナー、工場などとやり取りをしながら商品開発をするメンバーが3名という体制で業務を回しています。私が代表に就任したタイミングで商品点数を大幅に増やし、またキャラクター商材も幅広く取り扱うようになりました。そのため一つの商品にかかる作業工程が増え、各メンバーが担当する商品全体の進捗管理業務に割かれる時間が増えてしまいました。 その結果、本来注力すべき開発業務の時間が削られたり、最悪の場合は確認漏れによる発売遅延を起こしてしまったりと、進捗管理の煩雑さが大きな課題となっておりました。
ちょうどその時期に展示会（コンテンツ東京2022）でSave Pointと出会い一目惚れし、進捗管理の見える化と、担当者レベルでのやり取りのログを会社全体で蓄積できることを期待して、即導入を決意しました。
会社の財産を守るSave Point
尾上：Save Point導入前はさまざまな課題を抱えていました。例えば当社では各担当者がExcelで担当商品を管理し、各商品の監修が完了した段階で資料をプリントアウトしてファイリングするという管理方法をとっていたのですが、これだと監修が完了するまでの間に版権元とどのような経緯があったのか、誰の指示で修正をしたのか、などの履歴が担当者本人にしかわかりません。このように業務が属人化したため、担当メンバーが退職したときに案件の引き継ぎが上手く行われないケースが多々ありました。
田中： 私が入社したときに、前任の担当者から版権物のキャラクターを引き継ぎましたが、その中には監修中の商品もあり、それまでの経緯を確認したくても前任者は既にいなかったので、とても苦労しました。
尾上： そして一番の課題が進捗状況です。チャットやメールを使ったコミュニケーションだと、版権元が回答していないのか、こちらが工場に指示を出していないのか、そもそもどの作業の優先順位が高いのか、といった進捗状況が把握できなくなってきます。特にコミュニケーションの間が空いてしまうと、誰がボールを持っているのかがわからなくなり、過去のメールやチャットを遡って探す作業に時間を取られ、優先順位の把握を取りこぼしてしまい、社内だけでなく社外へのトラブルにつながるケースもしばしば発生していました。
田中： 以前は各担当者が自分のローカル上にあるファイルを一つ一つ開きながら進捗を確認していたのですが、Save Point上では「確認中」「制作中」「監修中」「完了」といった進捗のステータスが一目で分かるようになったことにより、全案件の進捗状況を俯瞰的・直感的に把握できるようになりました。また商品ごとにやり取りの経緯を残せるようになったので、今後は退職による案件の引き継ぎや、メンバー不在時の対応も楽になると期待しています。
新しい事に挑戦し続ける尾上社長のSave Pointの使い方
尾上：Save Pointは正式な導入前にトライアル期間が設けられていますが、私は最初から本稼働を前提にしていたので、社内の全データを登録するようメンバーに指示をしました。最初に全データを登録することで、私も早い段階で管理がしやすくなりましたし、メンバーもすんなりとツールに慣れることができたと思います。
藤原： もともと私が担当するキャラクターの版権元がSave Pointを導入しており、その版権元の環境の中でSave Pointを使った経験があったので、すぐに仕組みを理解する事が出来ました。
尾上： 実は私が展示会でSave Pointのことを知る以前から、版権元とデザイン担当の間で便利そうなツールを使ったやり取りが行われているのを見ていたのですが、それがSave Pointだったとは知らず……てっきり版権元がオーダーメイドで開発したツールだと思っていました。
弊社のSave Pointの使い方の中で特徴的な点は、デザイン部分のやり取りだけではなく、工場や商社とのやり取りでも活用している点です。商品ごとにやり取りの経緯が見えるので、工場側も現在の進捗状況を簡単に把握することができます。工場側にアクションを取ってもらいたいときはSave Point上でメンションすることで反応してもらえるので、細かなやり取りを省きつつデータを送ることができるのはとても便利だと思っています。 もちろんやり取りはすべて公開にしているのではなく、例えば外部のデザイナーには見積もりページを非公開にするといった情報セキュリティにも配慮した設定にしています。
Save Pointを使いこなし更なるヒット商品を生み出す
尾上：私が代表に就任して5年目となります。現場で働いているメンバーが効率良く働けるよう、デジタルツールを導入したり、オフィスの環境を改善したりといった新たな取り組みを続けています。今回Save Pointというツールの導入を決め、各担当者がきちんと理解して使ってくれるようになったことで、進捗管理面での負担は大きく軽減しました。より一層の業務効率化のために、今後はスケジュールも合わせてSave Pointで管理し、商品開発の時間を拡充することで、より多くのヒット商品を世に送り出したいと思っております。
ボトムアップ型の組織と文化を活かした、Save Pointの導入ストーリー
アニメやゲームなどのキャラクターや自社オリジナルのプラモデル、模型、フィギュア、グッズなどの企画・販売を行うホビー業界の老舗企業「壽屋」。そのフィギュア事業部にてSave Pointをご利用いただき、業務の効率化を実現されました。今回はSave Pointを組み込んだ新たな業務フローをどのようにして社内に定着させたのかを伺いました。
飯嶋：
私は経営企画室にて消費者ニーズの調査などのマーケティングやデータ活用、デジタル化による業務改革、デジタルコンテンツによる新規IP開発などを担当しています。Save Pointの社内導入は私と比留間が主導して行いました。
比留間：
私は開発グループにて製造、量産、パッケージング等、企画された製品が実際に製造されるまでのものづくり全般を担当しています。以前は飯嶋と同じ経営企画室に所属しており、デジタルツールを用いた業務改善の一環としてSave Pointの導入に携わっていました。
Save Pointの導入で、原型製作を約170時間（年間）も効率化。同時に工程の可視化によって、業務効率化や製作品質の向上に貢献
飯嶋：
2017年頃、弊社が株式を上場するタイミングで、経営企画のミッションとしてデジタルデータの利活用というテーマがあり、その一環でフィギュアの原型製作の工程を改めて見直すことになりました。フィギュアを作るにはまず原型師と呼ばれるクリエイターに製品の大本となる立体物を作っていただく必要があるのですが、私がそのミッションに取り組んだ頃はちょうどその工程がアナログからデジタルに移行した直後でした。以前は原型師が粘土やパテなどを捏ねて作っていた原型を、3DCGモデリングで製作するようになったのです。
比留間：
会社が着目していたのは原型製作にかかる時間です。ファンの皆様の期待に応え、会社として成長していくためには新しい製品企画の数を増やす必要があり、それは原型をどれだけ効率的に生み出せるかに左右されます。そのため、造形にかかる時間を可視化し、短縮することが会社から求められていました。
飯嶋：
上役からは製作がデジタル化されたことでキャラクターの部位ごとに担当者を割り振って製作を進め納期を圧縮できるのではないかという極端な提案もありました。他方、フィギュア製作は原型師が丹精込めて1体を仕上げることで生まれる魅力があり、また採用しているデジタル原型ソフトも分業が得意なものではありません。上役からのデジタルに対する期待と原型のデジタル化に伴う実態をすり合わせる中で、粘土造形の時代は「実際に製作物が社内テーブルの上にあって、製作途中の造形物をみんなで見ることで技術を吸収し合い、どの製作進度や状況を把握できていた。デジタル化されてからは自分の製作物しか見えず、学びの機会が得られない。スケジュールの全体を俯瞰できない。」という声が上がってきて、CGモデリングによる原型製作の工程可視化が、効率性からも品質面からも重要であると判断しました。
原型師の皆さんの業務データを取って分析してみたところ、打ち合わせやメールの確認、データのアップロードなど、造形以外の業務に費やす時間が想定を超えて多いことがわかりました。つまり、クリエイティブ以外の業務を合理化すれば造形に割り当てる時間を増やすことが可能となるため、明らかに原型製作の能率を改善できます。そこで以前に他のプロジェクトで使った、Save Pointの導入を社内会議で提案しました。
もちろんツールの導入にあたり、他サービスと比較検討しましたが、導入コストの安さに加え、インターフェースの単純さや、ブラウザ上で動作するためソフトウェアのインストールが要らないという利便性など、Save Pointが弊社の製作環境にマッチすると判断しました。Save Pointを用いたワークフローが実際に定着するまでに様々な苦労もありましたが、それについては後ほど比留間からお話しいただきます。
Save Pointでは様々なプロジェクトの進行状況が全て可視化されるため、現場に定着して以降、社内のクリエイターから「お互いの仕事が見えて、学びになる」「工程の進捗状況を俯瞰できる」とご好評をいただいております。それが実際の製品のクオリティアップにも貢献してか、業務改善以降の製品をご購入されたお客様からのアンケートでは満足度がはっきりと向上しています。それら全てがSave Pointの導入による効果というわけではありませんが、今回の業務工程の改善にSave Pointが不可欠だったことは確かです。そしてSave Pointの導入によって、実際に原型師たちの事務作業時間が大きく削減されました。もちろん細かい数字は言えませんのでおおよその数字となりますが、年間で約170時間を効率化し、それだけの時間を原型製作に費やすことができるようになりました。
- 注）画像左： 比留間様 画像右：飯嶋様
これまでの仕事の流れを否定せず、むしろどう寄り添うか
比留間：
飯嶋は会社の体制を良くしていくことにしっかりと目を向けていましたし、会社から造形の業務効率化というミッションを課された際も、非常に明確なプランを提案していました。一方で計画を実現するにあたり、企画をどう動かしていくのか、社内の人を巻き込んでどう浸透させていくのかという点については、一人ではなかなか骨が折れるんじゃないかな、とも思いました。当時は自分も同じ経営企画室にいたので、彼に協力することになりました。
Save Pointというサービスは飯嶋が見出したものでしたし、データ分析の結果を見ても「実際の製作現場でも効果を発揮するだろう」と確信を持っていました。ですが、単に新しいものを導入しようと提案しても、基本的に人は誰でも「今のやり方で間に合っています」という話になりがちです。業務フローは様々な人が関わって議論をした上で形成されたものなので、それも当然かもしれません。そのため導入する前段階で「今以上に改善できる余地があります、だからツールを導入したいんです。ツールには具体的にこのようなメリットがあります」という話を、各所に入念にしましたし、その前提として「もっと仕事を楽にしていこうよ」というスタンスは欠かさないようにしました。
また、私ども壽屋はボトムアップの色彩が強い会社です。おそらく弊社が小売店からスタートしており、実際に製品を作る現場の声にしっかりと耳を傾けた方がいいという考えを文化として持っているからだと思うのですが、現場の声を集めて経営層がそれをまとめるという流れで、物事が決まるケースが多くみられます。そのためツールの導入にあたっても、最初から「これを使いなさい」と頭ごなしに指示する形では、普及も定着も難しいと思いました。
そこで飯嶋と2人でやり方を考えた結果、やはりボトムアップの会社なのだから、現場に口コミで広げていく方法がいいだろうと考えました。実際、弊社のフィギュア造形がアナログからデジタルに移行した際も、トップダウンではなく現場から広がっていきました。社内のキーマンといえる原型師がデジタル原型に可能性を感じ、3DCGソフトウェアを勉強し、自分自身で試し、そこから社内に広めていったことで、弊社はデジタル造形に移行できました。それと同じように、数は多くなくともツール導入や効率化に賛同してくれる仲間を募って、彼らに草の根運動的に広めてもらう方法をとりました。最初は数名の仲間を集めて説明会を開いて、新しいワークフローの導入に参画してくれる仲間を一人ひとり増やしていきました。そして彼らが現場で「Save Pointって良いよ」と伝えてくれる口コミの効果が大きかったと思います。
飯嶋：
いきなり「このツールを導入します」みたいなことをやってしまうと、導入しても誰も使ってくれないだろうとは思いましたね。
比留間：
まずはフィギュアチームの企画担当や原型師、その管理職の方にご理解をいただき、3ヵ月のテスト運用を通して、Save Pointが実際に業務の効率化につながるのだという手ごたえをキーマンに実感していただきました。
飯嶋：
ツールの使い方やそれを織り込んだワークフローも、キーマン含め現場のみなさんで作り上げてもらうように意識しましたね。
比留間：
そうですね。今までのやり方を崩すために導入するのではなく、より効率化するために使ってもらう、というイメージです。
重ね重ねになりますが、現場ではこれまで苦労を重ねた結果として今の仕事の流れを築いているので、当然自負もあり、そこに直接メスを入れるのはよくないと思っていました。新しいツールはこれまでの仕事の流れを変えるのではなく、むしろ既存の流れにどう寄り添えるか？という観点で取り組むようにしました。
キーマンをよすがに現場との信頼関係を築き、自発的な口コミを現場から広げて普及を実現
比留間：
キーマンによる3ヵ月のテスト運用が終わった後、実際に現場でSave Pointを使うスタッフ向けの説明会を複数回開催したのですが、そこでの反応は想像通り、最初は冷ややかなものでした。
飯嶋：
造形部門に関しては、先述のデジタル造形への移行の際にお話したキーマンの原型師にご理解いただき、テスト運用にも参加してもらいました。そのため「彼が言うなら試してみるか」というモチベーションの方が多かったですね。一方で企画部門のスタッフは、社内外との連絡用に既に様々なツールを使っていたため、「これ以上ツールを増やさないでくれよ！」という声もありました。
比留間：
限られた時間の中で頑張って仕事をしてきたのにさらに新しいツールを増やすのか、という反応が無いわけではありませんでした。もちろん、そんな状況を改善し、みんな楽になるためだとお伝えしていたのですが、それでもやはり多少の抵抗感はあったと思います。
彼らを巻き込むためにマニュアルや運用ルールも作成したのですが、一番大事なことはプロジェクトがスタートする際に、誰かが自発的にSave Pointを使うことだと考えました。私たちが全方位的に頭ごなしに使うように言っても定着はしませんが、最初の誰かが当然のようにSave Pointを使えば、他の人も自然とSave Pointを使うようになるはずです。そのため、最初の頃は商品のプロジェクトが始まるたびに「これ（Save Point）にデータを入れましょう」と声をかけて啓蒙活動をしました。
飯嶋：
誰かが使うだろう、ではなく、起点となる特定の人に「あなたが使ってください」と伝えていきました。
比留間：
また、原型部門が企画部門から企画書などのデータを受け取る際にも「ここ（Save Point）にデータを入れてください」と言ってもらうようにしました。業務の流れを考慮して、どの部門から働きかけてもらうのが効果的かを考えた方が、私たちから直接使うように指示するよりはいいだろうと考えたのです。
最初はそういう声がけを繰り返していましたが、Save Pointに触れる人が増えてくると次第に「これはいいね」と手応えを感じる人も増えてきて、今度は彼らがSave Pointを広める側に回ってくれました。そういった協力者が現れたことでSave Pointの普及や定着が実現したと思いますが、そもそもSave Point自体がとても使いやすく、人を動かすポテンシャルを持っていたのだとも思います。
現在、フィギュア部門ではSave Pointを用いたワークフローに移行していますが、今後プラモデルや雑貨などを扱う他の部門でもSave Pointを使う動きが出てきています。そんな折に、たまたま社内で大きな組織編制があり、フィギュア部門でSave Pointを使っていた人が、僕も含めて様々な部門に配属されました。そこでSave Point利用経験者の多くが「これ、良いよ」と、新しい配属先でSave Point導入の手助けをしているようです。
飯嶋：
弊社では現在、フィギュア造形で培った3DCG技術を応用したVR用アバターの販売など、デジタル事業も展開しています。今後製品ジャンルが拡大するに伴ってSave Pointの利用も広がっていくかもしれません。これから様々なジャンルのクリエイターがより多くの時間を創造活動に充て、集中してものづくりができるよう、Save Pointの進化に期待しています。
株式会社 壽屋
株式会社壽屋について 東京都立川市で玩具店として1953年1月に設立。時代と共にプラモデル・フィギュア・キャラクターグッズなどを取り扱うホビーメーカーへ姿を変え、2023年1月には創立70周年を迎える。 人気アニメ／ゲーム／映画キャラクター等のホビー関連品についてコンテンツ保有者からの使用許諾に係るライセンスを取得し、製品の企画立案、開発、デザイン業務、製造管理、販売、アフターサービスまでを一貫して行っており、近年は、積極的な海外展開でコトブキヤブランドのファンを世界中で獲得。自社IP（キャラクターなどの知的財産権）の創出にも注力し、さまざまな企業とアライアンスを組みながら活動の幅を広げている。 さらに、プラモデルやフィギュアで培った3D造形技術を活用し事業領域の拡大を目指している。