株式会社スポーツクラブ相模原
株式会社スポーツクラブ相模原様は、プロサッカークラブSC相模原の運営会社です。クラブの運営に欠かせないユニフォーム、グッズ、ポスター、SNS運営など、膨大な量のクリエイティブを手掛けています。実際に手に取ることのできる製品デザインから、イラストやデジタルのデザインまで幅広い制作物の進行管理・効率化を一括してSavePointで実現しています。今回は業務課題がSavePointの導入でどのように改善したのか、さらに独自の活用方法や費用対効果について伺いました
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- 課題
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グラウンドのプレーヤーを支えるクリエイティブと、Save Point導入までの苦悩
深瀬：弊社は、Jリーグに加盟するサッカークラブSC相模原の運営会社です。プロスポーツチームの運営に関する業務は多岐にわたりますが、私はSC相模原の制作物全般のディレクター兼デザイナーです。主に私と東郷さんの2名で全案件のデザインを担当しており、毎シーズン新しいデザインコンセプトを設定し、それに沿って年間400点ほどのデザインを手掛けています。ユニフォームに始まり、マスコットキャラクターのイラストデザイン、会場に設置するポスターやのぼりのデザイン、さまざまなグッズ制作やSNS用のデジタルデザインまで、あらゆるクリエイティブが対象です。
東郷：私はデザイン全般を担当しています。深瀬さんが社内の依頼を吸い上げてまとめた制作物の要件に沿って、日々大量のイラストやデザインを生み出しています。SC相模原のマスコットキャラクターは一般公募でアイディアを募って、選ばれたイラストの線をおこして生み出し、手を加えて商品化できるようにもしました。そのように、実際にお客様に手にとっていただく商品のデザインをすることも多いですね。
小野：私は営業部で事務業務を中心に担当しています。営業部は私含め6名が在籍しておりますが、部内で決まったスポンサー様向けのノベルティやチラシの要件は全て、いちど私に集約して整理したあと、デザインチームに依頼しています。実際にスポンサー様やお客様の手にわたるもののため、デザインチームからあがってきた制作物が依頼内容に沿っているか、漏れや誤りがないかを慎重に確認して赤入れや修正をすることも重要な仕事です。その為、必然的にデザインチームと頻繁にやりとりを行っています。
深瀬：お恥ずかしい話ではありますが、限られた時間で膨大な量の制作物を早く、かつ正確につくる必要に迫られる中で、納期超過や要件漏れが発生してしまうケースもありました。大量の案件を、複数のツールや編集ソフトを用いて進めていたことが原因で、それぞれを行き来する無駄な時間が発生していました。同時に、情報が一箇所にまとまっていないため、履歴が埋もれてしまったり、確認漏れが発生したりしやすい環境でした。
東郷：私は自他共に認めるアナログ人間で、デジタルのテキストを読み込むのが非常に苦手です。イラストやデザインをしている最中に、複数の案件の履歴を遡って状況の把握をすることや、決定事項の確認をする作業が大きな負担でした。
小野：私の元に集約される営業部の制作物に関する情報を、上手くまとめることだけでも多くの時間を要します。当時の課題感は、さらにそれを複数のツールを用いて分かりやすく依頼しなければならなかったことです。また、デザインツールや編集ソフトを持っていない社員もいるので、紙に印刷して赤入れしたり編集ソフトを立ち上げて修正依頼したりと、一つひとつバラバラの対応をしていた状況も大きな負担と効率低下を招いていました。
業務効率と業務クオリティアップ、コストダウンの一石三鳥を実現
深瀬：そんな時に出会ったのがSave Pointです。先述の課題を上長に相談したところ、業務改善の管理ツールを調べてみるよう助言されました。数あるツールの中からSave Pointを選択した理由は、親会社のDeNAをはじめ多くの企業が採用している実績があったことと、ノベルティなど実際に手に取る制作物からデジタルのコンテンツまで幅広い範囲に対応可能であることが大きかったです。
導入にあたっては社員の新しいツールへの心理的抵抗を想定して、使用頻度が多く、Save Point の導入に前向きなメンバーを選抜して数名で運用してみるところからはじめました。また、意図的にデザイン業務に関わる頻度が少ないメンバーにも試してもらいながら、ヒアリングを重ねました。使い始めてもらいさえすれば、他のツールと比べて圧倒的に機能の役割がわかりやすいので気に入ってもらえることが多く、噂を聞いた社員から全体に広めてほしいという声も聞こえるようになりました。
そうして導入を進めていく中で、次第に業務上の課題が解決していきました。現在は、Save Point上で各部署から依頼を集め、締め切りなどの要件とデザインの方向性をまとめて、デザイナーの東郷さんに依頼を行い、修正や納品も全てSave Pointで実施することでシンプルで効率のいい業務フローが確立しました。ガントチャート機能を使って、同時並行で進行する複数の案件のスケジュール調整までSave Pointで管理しています。
東郷：Save Point上で依頼を受けてデザインに取り掛かるのですが、導入後はストレスフリーで、デザインだけに集中できています。案件ごとに立ち上がったスレッドで依頼内容や決定事項の確認、状況の整理、修正のやりとりなどを一つの場所で行えるため、本当に助かっていますね。
小野：修正依頼をSave Point上で直接データ編集できるところが魅力的です。これによって他の編集ソフトを開く手間がなくなりました。導入後は、作業効率が飛躍的に上がった実感があります。例えば、営業用のチラシはスポンサー候補の企業様に手渡しをして説明し最終的に協賛の申込みをしていただくための重要なツールで、制作にあたっては注意点が多々あります。Save Pointの導入以前は修正段階で一度ダウンロードし、紙に印刷した後、付箋を貼ってわかりやすく修正するという大変な作業でしたが、導入後はSave Point上で細かく修正の赤ペンを入れることが可能になり、感動しました。
深瀬：Save Point 導入の際、経営陣への報告やその他社員への説明のために、独自に項目を設定して費用対効果の計測を行いました。
はじめにツールをまたぐ時間を考慮したスイッチングコストを年間で算出したところ、約400案件の中で80%の工数削減がみられました。また、依頼から納品までに発生する複数名のコミュニケーションコストについても約80%の工数削減。スケジューリングと人材アサインの工数に至っては、87%もの工数削減に繋がっていました。この数字は、弊社ではディレクターひとり分の人件費が削減される計算になります。
さらに、制作物の中でも大きな割合を占めるポスターやチラシなどの印刷物に関しては、Save Point上で依頼者がPDFに直接修正内容を記載できるようになったので、デザインチームが依頼の意図を汲む精度が上がるという思わぬ収穫もありました。また、デザインツールや編集ソフトをPCに入れてない社員もいるので、一人ひとりがツールやソフトを契約するコスト削減も実現しています。
使いやすさが可能にする独自の活用
深瀬：Save Pointの特徴のひとつが、直感的に操作可能なUI設定で、使っていくうちにすぐに慣れていきました。現在では業務に応じて自分なりの運用方法を取り入れています。例えば、複数の案件が同時並行で進むデザインタスクにおけるステータスの管理について、完了したタスクは白色にして視覚的に消しています。画面上から削除しないことで邪魔にならず、見たい時にはソートして探す手間を省いて見つけられます。また、データの入稿待ちはオレンジ色にしていて、これはデザイン自体が完了していても入稿をお願いすることを忘れないようにするための工夫で、目に入りやすい色にしておき、色にリマインドの機能を持たせています。
あとは、Save Pointの「見たよ！」機能をデザインの修正業務で多用していますね。膨大な依頼や修正指示を確認する立場の私としては大変ありがたい機能です。二者間で修正内容が何往復するときに、文章で返す必要がない内容と判断したら、「見たよ！」ボタンで対応し、作業スピードを上げています。他のツールでは種類が多くどれを押せばいいのか分からず、利用者が分かれる印象です。Save Pointはシンプルに「見た」か「見ていないか」がはっきりしているので、共通認識のもと業務効率改善にきちんと効力を発揮する仕様になっています。
また、全ての依頼者が同じクオリティで依頼内容をまとめられるように、納期やサイズ、形式などの項目を入れた定型文をセットしたところ、業務の質と効率を同時にあげることに成功しました。導入前もGoogleのシートで同じ運用方法を採用していましたが、一元管理できるSave Pointで運用することで、シートを開いて再確認する必要や抜け漏れがなくなりました。
今後も引き続き、社内の正式な制作依頼や管理を行う場所、また、最新のデータを格納してすぐにリーチできる場所として社員全員でさらに幅広い業務での活用を目指しています。
